1. 技術(shù)文件處理
打印與歸檔:
打印研發(fā)部門提供的香精配方文件,按產(chǎn)品類別/編號分類存儲(紙質(zhì)為主)。
建立和更新各類香精檔案庫,確保版本可追溯。
協(xié)助技術(shù)人員建立食品部門知識庫、產(chǎn)品檔案庫和共享文檔。
收集與更新:
主動跟進研發(fā)團隊,及時收集配方文件歸檔。
銷毀過期紙質(zhì)文件(需記錄銷毀清單)。
協(xié)助市場人員收集市場信息和市場文檔的整理。
協(xié)助技術(shù)總監(jiān)跟蹤部門KPI和項目完成情況。
2. 跨部門協(xié)調(diào)
分發(fā)管理:
根據(jù)權(quán)限向協(xié)作部門分發(fā)樣品和文件。
根據(jù)權(quán)限向各辦事處分發(fā)樣品和文件。
協(xié)助調(diào)香師跟蹤國際客戶的產(chǎn)品本地化進度,建議本地化數(shù)據(jù)庫。
負責國際客戶樣品的分發(fā)和文件核對。
國內(nèi)客戶的樣品分發(fā)人員的備份崗位。
反饋匯總:
收集配香部門和生產(chǎn)部門對配方的實操問題(如工藝參數(shù)疑問),整理后提交研發(fā)部。
3. 國際對接支持
文檔翻譯與傳遞:
技術(shù)部門的技術(shù)文件的翻譯,發(fā)送至國外客戶/合作方。
接收外方反饋文件,轉(zhuǎn)交研發(fā)部并跟蹤回復進度。
協(xié)助客服部門跟蹤出口訂單情況,并整理匯報。
基礎(chǔ)溝通:
處理國外郵件咨詢(如樣品接收確認、文件補發(fā)請求)。
處理國外樣品申請和跟蹤樣品郵遞情況。
4. 其他
協(xié)助安排技術(shù)總監(jiān)日常工作日程(會議、差旅、客戶接待),優(yōu)先級協(xié)調(diào)。 籌備技術(shù)會議(研發(fā)評審、跨部門協(xié)作會),記錄會議紀要并跟蹤任務落實。 起草技術(shù)文件初稿(如技術(shù)評估材料、項目進度報告)。
二、任職要求
硬性條件:
學歷:本科以上,專業(yè)不限(文秘、檔案管理、外語類優(yōu)先),英語聽說讀寫流利
技能: 熟練使用Office(Word/Excel)、PDF編輯工具。
基礎(chǔ)英語讀寫能力(CET-4以上,能翻譯簡單技術(shù)文檔)。
經(jīng)驗:1年以上文件管理或行政助理經(jīng)驗(有食品/化工行業(yè)背景加分)。
軟性能力:
高度細致(避免文件編號/版本錯誤)。
保密意識強(接觸核心配方需簽署保密協(xié)議)。
多任務處理:能同時應對日程安排、文件歸檔、緊急事務協(xié)調(diào)。