一、工作職責(zé)
辦公管理方面:
負(fù)責(zé)駐沙特機(jī)構(gòu)辦公場所的日常運(yùn)營管理,包括辦公設(shè)施的配備、維護(hù)與更新,確保員工擁有良好、舒適且功能完備的辦公環(huán)境。例如及時(shí)安排桌椅、電腦等辦公設(shè)備的維修或更換,保障工作能正常開展。
對辦公區(qū)域的安全保障工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào),制定并落實(shí)安全制度,像安排安保人員值班巡邏、安裝并維護(hù)監(jiān)控設(shè)備等,確保辦公場所人員和財(cái)產(chǎn)安全。
人員管理協(xié)調(diào):
參與當(dāng)?shù)貑T工的招聘、入職、培訓(xùn)及離職等流程管理。在招聘時(shí),依據(jù)崗位需求篩選合適的沙特人才以及來自其他國家的外籍人才;入職后組織必要的崗位技能培訓(xùn)和企業(yè)文化培訓(xùn)等;離職時(shí)做好交接等相關(guān)事宜的安排。
協(xié)調(diào)處理員工之間、部門之間的關(guān)系和工作銜接問題,促進(jìn)內(nèi)部溝通順暢、工作高效協(xié)作。比如組織定期的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動,化解部門間可能存在的矛盾和誤解。
對外事務(wù)對接:
作為機(jī)構(gòu)與沙特當(dāng)?shù)卣块T、合作伙伴以及相關(guān)機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)人,負(fù)責(zé)對外溝通協(xié)調(diào)事宜。例如與當(dāng)?shù)毓ど滩块T對接辦理企業(yè)注冊、年檢等手續(xù);與合作方就項(xiàng)
目推進(jìn)過程中的行政事務(wù)進(jìn)行溝通協(xié)商等。
協(xié)助組織、安排接待來訪的沙特本地及國際合作伙伴、重要賓客等,從行程安排、會議組織到餐飲住宿等方面做好細(xì)致周到的服務(wù),展現(xiàn)良好的機(jī)構(gòu)形象。
制度執(zhí)行與文檔管理:
在沙特當(dāng)?shù)貒?yán)格執(zhí)行公司總部制定的各項(xiàng)行政管理制度,同時(shí)結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況,對制度進(jìn)行合理優(yōu)化完善,確保制度符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)以及文化習(xí)俗等要求。
負(fù)責(zé)各類行政文件、檔案資料的收集、整理、歸檔與保管工作,確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性,方便隨時(shí)查閱調(diào)用,比如重要商務(wù)合同、會議紀(jì)要等文件的妥善管理。
二、能力與素質(zhì)要求
語言與跨文化溝通能力:熟練掌握阿拉伯語以及英語(沙特在國際交流中常用英語作為溝通語言之一),能夠準(zhǔn)確、流暢地與當(dāng)?shù)厝藛T及不同國籍的合作伙伴進(jìn)行溝通交流。并且要深入了解沙特阿拉伯的文化、宗教習(xí)俗、商務(wù)禮儀等,避免因文化差異而出現(xiàn)溝通障礙或不適當(dāng)?shù)男袨?,確保對外交往順利。
組織協(xié)調(diào)與管理能力:具備出色的組織策劃能力,能高效地安排各類辦公、接待以及團(tuán)隊(duì)建設(shè)等活動;同時(shí)善于協(xié)調(diào)各方關(guān)系,解決工作中出現(xiàn)的人員、部門間的矛盾和問題,推動整體工作有序開展。
法規(guī)與政策熟悉度:熟悉沙特阿拉伯當(dāng)?shù)氐膭趧臃煞ㄒ?guī)、工商注冊規(guī)定、稅務(wù)政策等相關(guān)政策法規(guī),確保機(jī)構(gòu)的運(yùn)營管理在法律框架內(nèi)合規(guī)進(jìn)行,規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)急處理能力:面對當(dāng)?shù)乜赡艹霈F(xiàn)的突發(fā)事件,如自然災(zāi)害、社會不穩(wěn)定因素等情況,要有較強(qiáng)的應(yīng)急處理能力,能迅速制定應(yīng)對方案,保障員工生命安全和機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
三、職業(yè)發(fā)展前景
綜合管理晉升路徑:隨著經(jīng)驗(yàn)的不斷積累以及對當(dāng)?shù)厥袌龊蜆I(yè)務(wù)的深入了解,行政經(jīng)理有可能晉升為駐沙特機(jī)構(gòu)的綜合管理負(fù)責(zé)人,全面負(fù)責(zé)包括行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)拓展等多方面的運(yùn)營管理工作,拓寬職業(yè)發(fā)展空間。
專業(yè)領(lǐng)域深化拓展:也可以憑借對沙特當(dāng)?shù)匦姓聞?wù)管理的專業(yè)經(jīng)驗(yàn),轉(zhuǎn)型進(jìn)入與中沙合作相關(guān)的咨詢服務(wù)領(lǐng)域,為其他企業(yè)進(jìn)入沙特市場提供行政事務(wù)、政策法規(guī)等方面的專業(yè)咨詢建議,成為行業(yè)內(nèi)的專家型人才。