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崗位職責 一、文件管理與控制 1、負責公司各類文件的創(chuàng)建、編號、分類、存儲及版本控制，確保文件命名規(guī)范、分類清晰。 2、維護電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）或紙質檔案庫，定期檢查文件完整性，防止丟失或損壞。 3、建立文件權限管理機制，確保敏感文件僅授權人員可訪問。 二、 文件審核與標準化 1、審核文件的格式、內容及審批流程，確保符合公司模板、行業(yè)標準及法律法規(guī)要求。 2、監(jiān)督文件修訂流程，記錄版本變更歷史，避免因版本混淆導致工作失誤。 三、文件分發(fā)與歸檔 1、跟蹤文件分發(fā)流程，確保文件及時送達相關部門或人員，并留存分發(fā)記錄。 2、根據(jù)公司檔案管理制度，定期對文件進行歸檔，對過期或作廢文件執(zhí)行安全銷毀程序。 四、 流程優(yōu)化與技術支持 1、優(yōu)化文件管理流程，提出改進建議以提高效率，降低文檔管理成本。 2、協(xié)助員工使用文檔管理系統(tǒng)，提供操作培訓和技術支持。 五、合規(guī)與審計支持 1、確保文件管理符合公司內控要求及外部監(jiān)管規(guī)定（如ISO標準、GDPR等）。 2、配合內外部審計工作，提供完整的文件記錄和調閱支持。 六、跨部門協(xié)作 1、與各部門溝通協(xié)調，解決文件管理中的問題，推動標準化執(zhí)行。 2、參與新項目文件管理方案的制定，確保項目文檔合規(guī)、可追溯。 七、應急與保密管理 1、制定文件備份及災難恢復計劃，確保緊急情況下文件可快速恢復。 2、嚴格執(zhí)行保密協(xié)議，防止商業(yè)機密或敏感信息泄露。 任職要求： 一、本科及以上學歷，文秘、檔案管理、信息管理等相關專業(yè)優(yōu)先。 二、熟練使用Office辦公軟件及EDMS系統(tǒng)（如SharePoint、Confluence等）。 三、具備較強的邏輯性、細致度和責任心，熟悉ISO 9001等質量管理體系者優(yōu)先。 四、良好的溝通能力及團隊協(xié)作意識。