一、崗位職責(zé)
1.行政管理:負(fù)責(zé)制定和完善公司行政管理制度、流程與規(guī)范,保障公司行政管理工作高效有序;組織安排公司各類會(huì)議,做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理,跟進(jìn)會(huì)議決議執(zhí)行情況;管理公司辦公區(qū)域,優(yōu)化辦公環(huán)境,提升辦公效率;統(tǒng)籌公司行政費(fèi)用預(yù)算,嚴(yán)格控制成本支出。
2.文件與檔案管理:負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、審核、印發(fā)與存檔,確保文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和及時(shí)性;建立健全公司檔案管理體系,對(duì)各類文件、合同、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存,方便查詢和調(diào)用。
3.內(nèi)外協(xié)調(diào)溝通:協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系,及時(shí)解決部門間的溝通障礙和工作矛盾,促進(jìn)信息共享與協(xié)同合作;負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待工作,接待來訪客戶、合作伙伴、政府部門等,樹立公司良好形象;與政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等保持密切聯(lián)系,及時(shí)了解政策法規(guī)變化,為公司決策提供信息支持。
4.人力資源輔助:協(xié)助人力資源部門開展招聘、培訓(xùn)、績效考核等工作,參與制定招聘計(jì)劃、組織面試、安排新員工入職培訓(xùn);協(xié)助完善公司績效考核體系,收集和整理考核數(shù)據(jù),推動(dòng)績效考核工作順利進(jìn)行。
5.后勤保障:統(tǒng)籌公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放與管理,確保物資供應(yīng)充足;管理公司車輛、食堂、宿舍等后勤事務(wù),為員工提供良好的工作和生活保障;負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、消防安全等工作,預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。
二、任職要求
1.學(xué)歷與專業(yè):本科及以上學(xué)歷,行政管理、工商管理、建筑工程管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2.工作經(jīng)驗(yàn):具有 5 年以上辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn),其中至少 3 年建筑行業(yè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。
3.專業(yè)技能:熟悉建筑行業(yè)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程和管理模式;具備優(yōu)秀的公文寫作能力,能夠熟練撰寫各類行政公文、報(bào)告、總結(jié)等;熟練使用辦公軟件和辦公自動(dòng)化設(shè)備。
4.綜合能力:具備出色的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力,能夠有效地協(xié)調(diào)各方資源,解決復(fù)雜問題;具備較強(qiáng)的分析判斷能力和應(yīng)變能力,能夠在緊急情況下迅速做出正確決策;具備良好的團(tuán)隊(duì)管理能力,能夠帶領(lǐng)辦公室團(tuán)隊(duì)高效完成各項(xiàng)工作任務(wù)。
5.職業(yè)素養(yǎng):工作認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,具有高度的責(zé)任心和保密意識(shí);具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)操守,能夠遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。