一、核心職能定位
作為公司形象展示的第一窗口與內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐崗位,全面承擔(dān)來(lái)訪接待、行政支持、人事輔助及招聘協(xié)助等核心工作,確保公司日常運(yùn)營(yíng)高效有序,內(nèi)外溝通順暢無(wú)阻。
二、具體崗位職責(zé)
(一)來(lái)訪接待與形象維護(hù)
- 訪客接待管理
- 負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶、面試者、合作伙伴等各類人員的接待登記,核實(shí)身份并進(jìn)行分級(jí)引導(dǎo)(如區(qū)分業(yè)務(wù)洽談、面試應(yīng)聘、政府檢查等不同場(chǎng)景),提供茶水、企業(yè)宣傳資料等基礎(chǔ)服務(wù);
- 運(yùn)用禮貌用語(yǔ)與標(biāo)準(zhǔn)化接待流程,解答訪客基礎(chǔ)咨詢(如公司組織架構(gòu)、辦公區(qū)域分布、業(yè)務(wù)范圍等),對(duì)敏感信息按公司保密制度規(guī)范應(yīng)答;
- 實(shí)時(shí)更新訪客登記系統(tǒng),每日匯總來(lái)訪記錄并同步至行政主管,異常來(lái)訪情況(如未預(yù)約緊急訪客)第一時(shí)間上報(bào)。
- 電話客服支持
- 接聽(tīng)公司總機(jī)電話,準(zhǔn)確記錄來(lái)電需求(如業(yè)務(wù)咨詢、合作洽談、面試預(yù)約等),按 “緊急 / 重要” 程度分類轉(zhuǎn)接或留言,確保 3 聲鈴響內(nèi)接聽(tīng)率≥95%;
- 對(duì)招聘咨詢電話,簡(jiǎn)要介紹崗位基本要求并引導(dǎo)至指定招聘渠道;對(duì)行政類咨詢(如快遞簽收、會(huì)議室預(yù)訂)直接提供解決方案,減少部門轉(zhuǎn)接頻次。
(二)行政事務(wù)統(tǒng)籌
- 文件與物資管理
- 負(fù)責(zé)公司郵件、快遞、報(bào)刊的收發(fā)登記,敏感文件(如合同、人事檔案)嚴(yán)格執(zhí)行簽字簽收流程,24 小時(shí)內(nèi)完成分發(fā)歸檔;
- 建立辦公用品電子臺(tái)賬,每月統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用數(shù)據(jù),按季度制定采購(gòu)計(jì)劃(預(yù)算內(nèi)執(zhí)行),確保常用物資(打印紙、文具、飲用水等)庫(kù)存滿足 3 天用量;
- 監(jiān)督辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生,每日巡檢茶水間、衛(wèi)生間等公共區(qū)域,協(xié)調(diào)保潔公司處理突發(fā)清潔需求(如會(huì)議后速清、設(shè)備故障報(bào)修)。
- 會(huì)議支持與設(shè)施維護(hù)
- 管理會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng),協(xié)助各部門安排會(huì)議時(shí)間,會(huì)前調(diào)試投影、音響、視頻會(huì)議設(shè)備,準(zhǔn)備會(huì)議所需文具、銘牌等物料;
- 跟進(jìn)辦公設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī))日常故障報(bào)修,記錄維修進(jìn)度,確保設(shè)備完好率≥98%;每月統(tǒng)計(jì)水電、物業(yè)費(fèi)用數(shù)據(jù),協(xié)助行政主管完成成本分析。
(三)人事基礎(chǔ)業(yè)務(wù)協(xié)助
- 考勤與檔案管理
- 每日導(dǎo)出員工考勤數(shù)據(jù),標(biāo)記遲到、早退、未打卡記錄,每周匯總異??记诒聿⑻嵝巡块T負(fù)責(zé)人確認(rèn);
- 協(xié)助人事專員辦理員工入職 / 離職手續(xù):入職時(shí)發(fā)放工牌、門禁卡、辦公用品,引導(dǎo)填寫入職登記表;離職時(shí)回收公司財(cái)物,核對(duì)考勤與交接清單,確保流程完整率 100%;
- 定期更新員工花名冊(cè)(含聯(lián)系方式、崗位變動(dòng)等),按保密要求歸檔人事檔案,非授權(quán)人員不得調(diào)閱。
- 員工關(guān)懷支持
- 統(tǒng)計(jì)員工生日、節(jié)日福利發(fā)放名單,協(xié)助行政部門準(zhǔn)備禮品并組織簡(jiǎn)單慶?;顒?dòng);
- 收集員工對(duì)辦公環(huán)境、行政服務(wù)的意見(jiàn)建議,每周匯總至行政主管,推動(dòng)改善措施落地。
(四)招聘流程協(xié)助
- 招聘前端支持
- 在公司官網(wǎng)、招聘平臺(tái)(如 BOSS 直聘、智聯(lián)招聘)實(shí)時(shí)更新前臺(tái)、行政類崗位信息,維護(hù)崗位描述與任職要求,確保與最新招聘需求一致;
- 初篩初級(jí)崗位(如實(shí)習(xí)生、行政助理)簡(jiǎn)歷,按 “工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷匹配度、到崗時(shí)間” 等維度標(biāo)記重點(diǎn)候選人,每日 17:00 前推送至招聘專員。
- 面試全流程配合
- 協(xié)助安排面試時(shí)間,通過(guò)電話 / 郵件通知候選人面試須知(含地址、攜帶材料、防疫要求等),并同步面試官;
- 面試當(dāng)天準(zhǔn)備候選人簽到表、筆試題、公司宣傳資料,引導(dǎo)至等候區(qū) / 面試間,記錄候選人遲到、爽約等異常情況反饋至招聘組;
- 收集已面試人員的紙質(zhì)簡(jiǎn)歷,按 “通過(guò) / 備選 / 淘汰” 分類存檔,保密處理未錄用人員資料。
三、任職要求
- 職業(yè)素養(yǎng):形象氣質(zhì)佳,普通話標(biāo)準(zhǔn),具備強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任心,抗壓能力強(qiáng);
- 技能要求:熟練使用 Office 辦公軟件、考勤系統(tǒng)、招聘平臺(tái),具備基礎(chǔ)英語(yǔ)溝通能力(涉外企業(yè)適用);
- 經(jīng)驗(yàn)要求:1 年以上前臺(tái) / 行政相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),有人事或招聘協(xié)助經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先;
- 合規(guī)意識(shí):嚴(yán)守公司保密制度,熟悉勞動(dòng)法規(guī)基礎(chǔ)知識(shí)(如入職流程合規(guī)性)。
四、崗位價(jià)值
通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化接待流程提升公司品牌形象,通過(guò)高效行政支持降低運(yùn)營(yíng)成本,通過(guò)精準(zhǔn)人事與招聘協(xié)助優(yōu)化人才管理效率,成為連接內(nèi)外協(xié)作的關(guān)鍵樞紐崗位。