一、核心職能定位
作為公司形象展示的第一窗口與內(nèi)部運轉(zhuǎn)的樞紐崗位,全面承擔來訪接待、行政支持、人事輔助及招聘協(xié)助等核心工作,確保公司日常運營高效有序,內(nèi)外溝通順暢無阻。
二、具體崗位職責
(一)來訪接待與形象維護
- 訪客接待管理
- 負責來訪客戶、面試者、合作伙伴等各類人員的接待登記,核實身份并進行分級引導(如區(qū)分業(yè)務洽談、面試應聘、政府檢查等不同場景),提供茶水、企業(yè)宣傳資料等基礎服務;
- 運用禮貌用語與標準化接待流程,解答訪客基礎咨詢(如公司組織架構、辦公區(qū)域分布、業(yè)務范圍等),對敏感信息按公司保密制度規(guī)范應答;
- 實時更新訪客登記系統(tǒng),每日匯總來訪記錄并同步至行政主管,異常來訪情況(如未預約緊急訪客)第一時間上報。
- 電話客服支持
- 接聽公司總機電話,準確記錄來電需求(如業(yè)務咨詢、合作洽談、面試預約等),按 “緊急 / 重要” 程度分類轉(zhuǎn)接或留言,確保 3 聲鈴響內(nèi)接聽率≥95%;
- 對招聘咨詢電話,簡要介紹崗位基本要求并引導至指定招聘渠道;對行政類咨詢(如快遞簽收、會議室預訂)直接提供解決方案,減少部門轉(zhuǎn)接頻次。
(二)行政事務統(tǒng)籌
- 文件與物資管理
- 負責公司郵件、快遞、報刊的收發(fā)登記,敏感文件(如合同、人事檔案)嚴格執(zhí)行簽字簽收流程,24 小時內(nèi)完成分發(fā)歸檔;
- 建立辦公用品電子臺賬,每月統(tǒng)計各部門領用數(shù)據(jù),按季度制定采購計劃(預算內(nèi)執(zhí)行),確保常用物資(打印紙、文具、飲用水等)庫存滿足 3 天用量;
- 監(jiān)督辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生,每日巡檢茶水間、衛(wèi)生間等公共區(qū)域,協(xié)調(diào)保潔公司處理突發(fā)清潔需求(如會議后速清、設備故障報修)。
- 會議支持與設施維護
- 管理會議室預訂系統(tǒng),協(xié)助各部門安排會議時間,會前調(diào)試投影、音響、視頻會議設備,準備會議所需文具、銘牌等物料;
- 跟進辦公設備(打印機、復印機、碎紙機)日常故障報修,記錄維修進度,確保設備完好率≥98%;每月統(tǒng)計水電、物業(yè)費用數(shù)據(jù),協(xié)助行政主管完成成本分析。
(三)人事基礎業(yè)務協(xié)助
- 考勤與檔案管理
- 每日導出員工考勤數(shù)據(jù),標記遲到、早退、未打卡記錄,每周匯總異??记诒聿⑻嵝巡块T負責人確認;
- 協(xié)助人事專員辦理員工入職 / 離職手續(xù):入職時發(fā)放工牌、門禁卡、辦公用品,引導填寫入職登記表;離職時回收公司財物,核對考勤與交接清單,確保流程完整率 100%;
- 定期更新員工花名冊(含聯(lián)系方式、崗位變動等),按保密要求歸檔人事檔案,非授權人員不得調(diào)閱。
- 員工關懷支持
- 統(tǒng)計員工生日、節(jié)日福利發(fā)放名單,協(xié)助行政部門準備禮品并組織簡單慶祝活動;
- 收集員工對辦公環(huán)境、行政服務的意見建議,每周匯總至行政主管,推動改善措施落地。
(四)招聘流程協(xié)助
- 招聘前端支持
- 在公司官網(wǎng)、招聘平臺(如 BOSS 直聘、智聯(lián)招聘)實時更新前臺、行政類崗位信息,維護崗位描述與任職要求,確保與最新招聘需求一致;
- 初篩初級崗位(如實習生、行政助理)簡歷,按 “工作經(jīng)驗、學歷匹配度、到崗時間” 等維度標記重點候選人,每日 17:00 前推送至招聘專員。
- 面試全流程配合
- 協(xié)助安排面試時間,通過電話 / 郵件通知候選人面試須知(含地址、攜帶材料、防疫要求等),并同步面試官;
- 面試當天準備候選人簽到表、筆試題、公司宣傳資料,引導至等候區(qū) / 面試間,記錄候選人遲到、爽約等異常情況反饋至招聘組;
- 收集已面試人員的紙質(zhì)簡歷,按 “通過 / 備選 / 淘汰” 分類存檔,保密處理未錄用人員資料。
三、任職要求
- 職業(yè)素養(yǎng):形象氣質(zhì)佳,普通話標準,具備強烈的服務意識與責任心,抗壓能力強;
- 技能要求:熟練使用 Office 辦公軟件、考勤系統(tǒng)、招聘平臺,具備基礎英語溝通能力(涉外企業(yè)適用);
- 經(jīng)驗要求:1 年以上前臺 / 行政相關工作經(jīng)驗,有人事或招聘協(xié)助經(jīng)驗者優(yōu)先;
- 合規(guī)意識:嚴守公司保密制度,熟悉勞動法規(guī)基礎知識(如入職流程合規(guī)性)。
四、崗位價值
通過標準化接待流程提升公司品牌形象,通過高效行政支持降低運營成本,通過精準人事與招聘協(xié)助優(yōu)化人才管理效率,成為連接內(nèi)外協(xié)作的關鍵樞紐崗位。