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1、報表處理與檔案管理 協(xié)助采購專員處理各類日常報表，包括但不限于采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、價格波動分析報表等。對這些報表進行細致核對后，按照既定的分類標準和存檔流程登記入檔，確保檔案資料的完整性和可檢索性，以便日后查詢與分析使用。 2、訂單、合同及相關單據(jù)制作 1）采購訂單制作：依據(jù)采購需求計劃和經(jīng)過審批的采購申請，準確無誤地制作采購訂單。詳細填寫供應商信息、采購商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等關鍵內(nèi)容，確保訂單信息與需求一致，并及時將訂單發(fā)送給供應商，同時留存副本。 2）合同制作：參與采購合同的擬定和制作工作。在合同中清晰界定雙方的權利和義務，包括質(zhì)量標準、付款方式、交貨方式、違約責任等條款。與法務部門或相關專業(yè)人員溝通，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司政策要求，保障公司利益。 3）出入庫單制作：根據(jù)貨物的實際收發(fā)情況，準確制作出入庫單。記錄貨物的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，與倉庫管理部門密切配合，保證出入庫數(shù)據(jù)的準確性，為庫存管理提供可靠依據(jù)。 4）對賬單制作：定期（如每月或每季度）與供應商核對賬目，制作對賬單。對賬單應詳細列出采購交易的日期、訂單編號、貨物或服務內(nèi)容、單價、數(shù)量、已付款項、未付款項等信息，及時發(fā)現(xiàn)并解決賬目差異問題，確保公司與供應商之間的賬目清晰、準確。 5）預付款申請：當采購業(yè)務涉及預付款項時，根據(jù)公司的財務政策和采購合同條款，準備預付款申請文件。明確預付款的金額、支付原因、預計到貨時間等信息，提交給相關領導審批，確保預付款的支付合理、合規(guī)。 3、會議支持相關 月度會議紀要撰寫：在月度采購部門會議期間，認真記錄會議內(nèi)容，包括采購項目進展匯報、問題討論、解決方案確定、下一階段采購計劃等重要信息。會后，及時整理會議紀要，以清晰、簡潔的語言準確反映會議要點和決策結果，分發(fā)給與會人員和相關部門，確保會議精神得到有效傳達和落實。 4、其他協(xié)助工作 1）供應商溝通協(xié)調(diào)：協(xié)助采購專員與供應商保持日常溝通，解答供應商關于訂單、合同條款等方面的疑問，及時反饋供應商的信息和訴求給采購專員，促進雙方合作的順利進行。 2）市場信息收集：關注采購市場動態(tài)，收集相關商品或服務的價格信息、市場供應情況、新技術新產(chǎn)品信息等，整理后提供給采購專員，為采購決策提供參考依據(jù)。 3）臨時交辦任務：完成采購主管或其他領導臨時交辦的與采購相關的其他任務，如協(xié)助處理緊急采購事項、參與采購項目的審計工作等。 六天工作制，非誠勿擾 ??！