崗位職責(zé):
1.重要來訪/重大活動行政服務(wù)工作
1.1公司重要來訪及重大活動的行政事務(wù)、商務(wù)接待及維護關(guān)鍵合作關(guān)系,跟進預(yù)訂機票、酒店、車輛、餐廳,安排行程及陪同參觀。
1.2統(tǒng)籌高管日常會議、會談安排,協(xié)調(diào)時間沖突,準備會議材料及記錄紀要。跟進會議決議執(zhí)行情況,推動跨部門協(xié)作,確保事項落地。
2.總裁/行政總裁相關(guān)工作的處理
2.1總裁辦涉及到的簽證,所需資料的收集、辦理、進展跟蹤。
2.2 董事會月度經(jīng)營簡報收集及編制,發(fā)送各位董事。
3.總裁辦會議及發(fā)文歸檔工作
3.1集團總裁辦發(fā)文管理:按照集團制度收集各部門上報的發(fā)文資料,預(yù)審并按照審批流程由總裁簽署后,于規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布。
3.2董事長/行政總裁參與的會議,提前做好各項會議準備工作,參會材料及會議室準備等。
3.3 在部門負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,做好運營管理委員會會議組織、參會人通知及其他臨時性工作。
3.4管理董事長重要郵件的匯報、請示及跟進審批意見的工作,涉及到英文文件的處理,能夠看懂重要內(nèi)容并總結(jié)要點提示,必要時編寫英文郵件。
3.5 根據(jù)運營管理委員會了解公司經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議。
4.1 根據(jù)總裁需求搜集公司相關(guān)信息,整理出反映相關(guān)問題的材料,并有效執(zhí)行總裁相關(guān)的整改決策。
5.總裁辦公室日常工作
5.1 董事長/行政總裁待簽文件的收集、預(yù)審并對問題文件提前與申請部門確認,將批復(fù)后的文件及時返回申請部門,并進行文件歸檔。
5.2 OA系統(tǒng)董事長/行政總裁待批文件緊急文件提醒,無法用手機批示文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認后通過。
5.3 總裁/行政總裁辦公室環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督、維護及文件整理。
5.4 總裁/行政總裁辦公室水果安排及總裁/行政總裁午餐等購買。
5.5負責(zé)日常差旅預(yù)定及報銷等工作。
5.6總裁及總裁辦月度辦公用品預(yù)估提交、領(lǐng)取等相關(guān)工作。
6.總裁辦費用管理工作
6.1 總裁辦各項費用登記、賬單提交至財務(wù)審核及后續(xù)費用進展跟蹤。
6.2 負責(zé)總裁辦月度、年度資金計劃提交至財務(wù)部。
7.1及時響應(yīng)總裁及集團領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項工作,并適時反饋。
任職要求
1. 本科及以上學(xué)歷,行政管理、商務(wù)英語、酒店管理、文秘等相關(guān)專業(yè)。英語CET-6或同等水平,能熟練處理英文文件及基礎(chǔ)口語交流。
2. 3年以上高管助理/高級行政崗位經(jīng)驗,熟悉商務(wù)接待禮儀及政府對接流程。
3. 精通Office辦公軟件(Excel/PPT需熟練),具備基礎(chǔ)項目管理能力。
4. 性格穩(wěn)重、原則性強、有耐心、嚴謹敬業(yè)、保密意識強、形象氣質(zhì)佳。
5. 口頭表達能力強,與人相處融洽,準確表達自己的思想,并準確領(lǐng)會對方的意圖,具備較強的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。
6. 有政府/大型企業(yè)接待經(jīng)驗,熟悉政商環(huán)境。
7. 持有駕照,可應(yīng)對臨時用車需求。